Mødereferater

Mandag 2. juni 2020

Referent: Margrethe Foxing
Ordstyrer: Per Godsk
Afbud: 
NB: Per Godsk har bestilt Café Pap

  1. Godkendelse af referat fra sidst v/ Margrethe:
    Ok
  2. Hivo’s økonomi
    - Bestyrelsesmøde 24.02.2020 - ok
    - Generalforsamling 10.03.2020 - ok
    Velkommen til ny suppleant Arne Bo i bestyrelsen.
  3. Konstituering af bestyrelsen v/ alle (forsinket grundet Covid-19, Danmark lukket ned):
    Genvalgt som formand er Margrethe, Jørgen som næstformand og Pia som kasserer.

    Pia oplyser samtidig at hun stopper i bestyrelsen for Hivo til kommende generalforsamling, og at vi derfor skal have fundet hendes afløser til marts 2021, og gerne inden således at der kan pågå en overgang med overlevering af information.


    Bestyrelsesoversigt udfyldes og underskrives af bestyrelsen i Hivo til banken v/ Pia.
  4. Hivo’s økonomi v/ Pia:

    - Ansøgninger fra idrætter aktuelt

    - Modtage/ Ansøgt tilskud aktuelt

    Hivo var indstillet til 2 priser i 2020, Sports Galla i Vejle 2. marts 2020 -frivilligheds 5.000 kr.

    Sponsor samarbejde Føtex (01.10.2019 – 31.03.2020 Hockey) 17.000 kr. pr. 03.2020

    Hockey – ansøgning, Henning har oplyst at det er bevilget

    Bowling – ansøgning, modtaget til tøj tilskud

    Sejlas – Isabella Fonden 22.000 kr. i 2019 / forbrugt 2020 indtil nu?

    Isabella Fonden 8.800 kr. i 2018/ Forsejl / (Jelling Musikfestival)

    Isabella Fonden 6.000 kr. i 2017 kompositgulv kr. 3.600 i 2020

    - Kommende opkrævning medlemskontingent august 2020 –girokort/mobilepay

    Pia har oplyst at hun vælger at lave giro opkrævninger igen i 2020 og hun i år laver hendes Årsregnskab som tidligere år.

    Det vil være en fordel, hvis den kommende nye kasserer i Hivo vil lære Conventus fra starten, så vi kan få gavn af de muligheder der er i regnskabssystemet i Conventus.

    (forslag fra generalforsamling 2020 under evt. oprettelse mulighed for PBS oprettelse via Conventus og nemmere for medlemmer.

  5. Nyt fra idrætterne v/ alle idrætter har været lukket ifb. med Corona luk DK:
    Lars Jensen har stået for tilbud til Hivo medlemmer (Hockey / fodbold) med løb i Nørremark skoven om onsdagen kl. 19-20, mens Danmark har været lukket ned og idrætter i Hivo af været indstillet.
  6. Genåbning af idrætter i Hivo efter sommerferien v/ alle:

    - hvornår og hvordan, kommunikerer vi:

    Hivo - Hjemmesiden for hver idræt opdateres af træner / leder og der udsendes besked for hver idræt via træner / leder til hver idræt via SMS eller Facebook gruppe.

    Ud fra nuværende retningslinjer starter idrætterne op Bowling er ekstraordinært i 2020 startet i juli, og efter sommerferien 4. august 2020 starter med Sejlas og Fodbold udendørs, og de øvrige idrætter starter i løbet af august, september og oktober 2020.

    -Forholdsregler ifb. med Covid-19, hvordan vil vi håndtere det i Hivo/ Vejle

    Kommune vejledning er vedhæftet

    Hivo posten juni 2020 (forsidebillede: Hostensia i lyserødblomst) der er fejlagtig skrevet Marts 2020 på dette blad.

    Hivo posten juni 2020 indeholder oplysninger fra Vejle Kommune omkring hvor mange der må være forsamlet og krav til kvm. pr. person, og så det vigtigt at alle trænere og ledere, gennemgår retningslinjer for benyttelse af Kommunale idræts-, svømmehaller og udendørs anlæg.

    Vores båd Allegro kræver ligeledes øget opmærksomhed på rengøring af berøringsflader og kontaktpunkter, f.eks. nøgle må sprittes af mv. Alle instruktører må være omhyggelige med rengøring efter ethvert besøg på båden.

    Alle medlemmer i Hivo må benytte håndsprit og evt. handsker mv. samt kender Corona retningslinjerne for at undgå smitte:

    1. Vask dine hænder tit eller brug håndsprit

    2. Host eller nys i dit ærme

    3. Undgå håndtryk, knus og kram – begræns den fysiske kontakt

    4. Vær opmærksom på rengøring – både hjemme, på arbejde og altså også til idræt i Hivo

    5. Hold afstand og bede andre tage hensyn (hvis du ikke er velbefindende, så bliv hjemme og meld afbud til træner / leder i Hivo).

    Alle idrætter må indkøbe håndsprit, rengøringssprit til træningsudstyr og vask af træningstøj mv. må foregå efter hver træning af idrætsudøvere i Hivo, evt. fælles vask af sportstøj kræver at den som vasker tøj ikke behøver at komme i berøring af tøjet før efter vaske, og skal selvfølgelig have handsker o.l. af Hivo.

    Udgifter til rengøring (servietter) og håndsprit samt handsker mv. kan sendes til kasserer Pia, der så vil refundere jeres udlæg til indkøbt værnemidler.

    Det er vigtigt at vi alle hjælper hinanden til at blive gode i omgang med hinanden, og sparring indbyrdes er godt for at undgå smitte.

    Da vi har mange forskellige idrætter i Hivo, er det vigtigt at hver enkelt træner/leder/ instruktør holder sig underrettet omkring retningslinjer fra idrætsforbund og Sundhedsstyrelsen, samt bruge vores sunde fornuft, således at vi alle kan være tryg i Hivo og nyde vores fællesskab og glæde ved idrætten.

  7. Hivo – posten v/ Per:
    - fordeling af blade mens idrætter har været på pause (covid-19), blade juni 2020 uddeles ved først kommende samling i idrætterne.
    - Stof fra idrætter mv. næste Hivo-blad, hvem leverer og hvornår skal det være afleveret til Henning?
  8. Hivo – hjemmesiden v/ Margrethe + hvem sender materiale til Asger/ hjemmeside:
    Asger Frisgård opdatering – tilret nyt siden sidst
    Nye billeder fra Idrætterne må I meget gerne indsende til Asger Friis, du kan evt. sende billederne til Jørgen Lund.
  9. Kontaktoplysninger:
    -Information fra idrætter, sæsonstart efter sommerferie 2020 og lokaliteter + info. Covid-19, - idrætterne kan selv opdaterer oplysninger via Conventus oplysninger for hver idræt.
  10. Parasport rådet Vejle / Vejle Kommune v/ Steen:
    - Hivo såvel fysisk og mentalt – friske idræt, - arbejdspunkt efter sommerferien
  11. Ny mødedato / møderække efter sommerferien:
    – 3. august 2020 kl. 18.30 Foreningernes hus.
  12. Opdatering af oplysninger på DGI og Conventus:
    Anvendelse af muligheder
  13. Projekt – Para idrætsskole 2021
    i lighed med f.eks. fodboldsskoler
    (1. uge i sommerferien første gang 2021)
    - Gruppe skal nedsættes – hvor mange/ hvem?
    Per, Jan, Margrethe + øvrige?
  14. Evt.

    - Frivilligt arbejde hjælpe andre foreninger/ PR & information om Hivo v/Margrethe

    *Blindeforening henvendelse ifb. med stævne i foråret, aldrig fået kontakt endnu

    * Barselshjælp til i kørestole forening i Vejle fra august 2020

    - Forslag ny hjemmeside? v/ Arne

    - Reklame med nye medlemmer til Hivo idrætter v/ Arne

    - Grill- aften 11. september 2020 – hvordan? / hvor?

    * Ellehøj – Margrethe undersøger / Per, Pia og Steen + Arne Bo praktik.

    - Jørgen oplyser at Kommunen har har telte, grill og hoppeborg, Popcorn-maskine mv. ( Materialebank find i Conventus - Helagerskolen og FGU )

    - Hockey stævne 7. november 2020, politi tilladelse indhentes til lotteri.